Elaborar un plan de comunicación desde cero no es tarea fácil. Posiblemente si estás aquí sea porque necesitas ayuda, inspiración o llámalo X. Estás de suerte. En esta entrada vamos a darte las claves para crear un plan de comunicación útil y efectivo. Here we go!
Normalmente, los planes de comunicación se elaboran de forma anual porque sus objetivos y estrategias suelen ser a largo plazo. ¿Por qué a largo plazo? Quizás este ejemplo te ilustre un poco: conseguir relevancia de marca o convertirse en un referente no es algo que se logre de la noche a la mañana. Así que nuestro primer consejo es que tengas paciencia y te asegures de crear un plan de comunicación que dé respuesta a las necesidades comunicativas de tu empresa.
Vamos por partes…
Un buen punto de partida es reescribir la misión, la visión y los valores de tu empresa. Escribo “reescribir”, valga la redundancia, porque es posible que tu empresa tenga estas tres bases marcadas pero hayan quedado obsoletas y debas hacer algún cambio. O puede que no. Todo esto nos servirá para saber hacia dónde queremos ir en términos de comunicación externa e interna.
Los siguientes puntos a tratar deberán de establecerse para ambas comunicaciones (externa e interna) porque no serán igual en un caso que en otro.
Objetivos: ¿qué quieres lograr con este plan? Puede que de puertas para afuera quieras conseguir que tu marca sea reconocida o puede que quieras convertirte en un referente del sector. Sin embargo, de puertas para adentro tendrás otros objetivos completamente distintos como puede ser lograr una comunicación bidireccional en la empresa que te ayude a conocer cuáles son las preocupaciones reales de los empleados.
Audiencia: ¿a quién o quiénes te vas a dirigir? Aquí, de igual forma que con los objetivos, tu audiencia no será la misma. Debes establecer a qué público objetivo vas a dirigirte porque conocer detalladamente a tu público te ayudará enormemente a acercarte a él de una forma efectiva. Pongamos un ejemplo de nuevo: ¿a quién vas a dirigirte si eres una empresa tecnológica que tiene como objetivo atraer talento? A personas que puedan trabajar para la competencia, a estudiantes brillantes que estén terminando sus estudios y busquen una oportunidad, a personas paradas a las que les hayan negado esa oportunidad, etc. Truco extra: uno de los mejores ejercicios para saber si algo puede funcionar en términos comunicativos es usar la empatía. Ponte en el lugar de tu audiencia.
Estrategia: estrategia y acciones pueden confundirse pues ambas van a ir de la mano, pero para que sea fácil de entender, la estrategia es la guía de las acciones. ¿Quieres ser un referente dentro del sector de la decoración? Una estrategia a seguir podría ser aparecer en medios especializados en interiorismo y una acción sería insertar un publirreportaje en la conocida revista El Mueble.
Acciones: como se refleja en el punto anterior, las acciones son los distintos puntos que van a conformar la estrategia y que nos van a ayudar a lograr el objetivo. También estas acciones serán distintas para comunicación interna y externa.
Timing: ¿cuándo ejecutarás las diferentes acciones? Seguramente, no sepas de forma clara qué día tendrá lugar cada acción, por esa razón, lo más lógico y útil es que el timing lo marques por trimestres o cuatrimestres. De esta manera, te será más sencillo organizarte y ponerte manos a la obra. Así no tendrás que ocuparte de todas las acciones de golpe, sino que podrás ir haciéndolas a lo largo del año.
RSC y crisis de reputación
Grosso modo, hasta aquí estaría la estructura básica de un plan de comunicación. Ahora bien, aunque no todos los planes lo incluyen, lo ideal es dejar un espacio para Responsabilidad Social Corporativa y otro para un plan de contingencia en caso de crisis de reputación.
La Responsabilidad Social Corporativa va ligada a los valores sociales que una empresa puede tener, por eso no siempre se trabaja. La RSC son todas las acciones que una empresa realiza para contribuir positivamente a la sociedad en materia ecológica, social, financiera, etc. Este tipo de políticas aportan visibilidad, buena imagen e, incluso, mejoran el compromiso de los empleados. Sin embargo, todas estas acciones deben ir muy bien alineadas con la línea de negocio y los valores de la empresa para evitar que tachen tus acciones de RSC como blanqueamientos de imagen ocasionando una crisis de reputación. Aquí puedes ver algunos ejemplos reales.
Y hablando de crisis de reputación…
Lo ideal es que el plan de comunicación de tu empresa contemple qué hacer en caso de una crisis reputacional. Nuestro consejo es que seas pragmático pues, en ocasiones, se elaboran planes de contingencia muy extensos que, a la hora de utilizarse, dificultan la rapidez de reacción que requiere una crisis de reputación. Entonces, ¿qué es lo más necesario en estos casos?
- Saber cómo actuar: un esquema con los pasos a seguir a modo mapa conceptual es visual y sencillo de entender.
- Crear un comité de crisis con las personas implicadas y que deban tomar decisiones.
- Tener una checklist para comprobar con qué recursos contamos.
Termino con un recordatorio importante: un plan de comunicación debe revisarse, modificarse y adaptarse en el tiempo para ser exitoso. ¿Estás de acuerdo? Déjanos un comentario con tu opinión.
